Để chọn được Phòng tổ chức hội thảo sự kiện thành công đang ngày càng được giới event chuyên nghiệp quan tâm. Theo Thoáng Việt để tìm 1 địa điểm ưng ý không dễ nếu bạn không có sự quan sát, tìm hiểu từ trước. Dưới đây mà một số gợi ý để chọn được địa điểm tổ chức hội thảo sự kiện tốt nhất.

Chọn lựa địa điểm phù hợp

Địa điểm chính là yếu tố quan trọng đầu tiên quyết định sự thành công của sự kiện. Một sự kiện sẽ hoàn toàn thất bại khi bạn chọn sai vị trí tổ chức, có thể nó quá xa sẽ cản trở việc tham dự của khách mời.

Hãy làm một cuộc đánh giá sơ bộ về số lượng và chất lượng khách để chọn ra một địa điểm phù hợp với họ. Để tìm 1 địa điểm ưng ý không dễ nếu bạn không có sự quan sát, tìm hiểu từ trước.

Diện tích bên trong sảnh cũng phải được tính toán kĩ lưỡng để tránh tình trạng quá rộng hoặc quá nhỏ ảnh hưởng đến chất lượng của chương trình và gây lãng phí không cần thiết. Diện tích cụ thể được phân chia như sau: đối với tiệc ngồi diện tích trung bình tối thiểu 1m2/người, tiệc buffet từ 1.5m2-2.2m2/người, tiệc kèm khiêu vũ từ 2.5m2-3m2/người.

Đối tượng khách mời tham dự sự kiện

Trước khi lựa chọn địa điểm của Phòng tổ chức hội thảo sự kiện bạn cần biết được đối tượng khách mời cho sự kiện này là ai? Nếu khách mời là những người sang trọng giàu có thì địa điểm bắt buộc phải là những resort, nhà hàng cao cấp. Nếu là bà mẹ và trẻ em thì nên chọn khu vực có khuôn viên giải trí để thu hút đối tượng bạn đang hướng đến.

Thông tin về địa điểm tổ chức hội nghị

Bạn nên có sự tham khảo trước các ý kiến của những người có sự kiện tổ chức tại đây về giá cả, dịch vụ, ưu đãi,…để lên dự trù và làm hợp đồng với bên cho thuê, tránh các sự việc không đáng xảy ra.

Bạn cũng nên quan tâm đến các yếu tố xung quanh ảnh hưởng đến sự kiện của bạn như: chỗ để xe cho khách mời, an ninh có được đảm bảo trong lúc diễn ra sự kiện không, tiếng ồn quá lớn từ các sự kiện cùng thời điểm sẽ ảnh hưởng đến sự chú ý của khách mời.

Những quy định tại nơi thuê địa điểm tổ chức hội thảo

Tùy vào từng nơi sẽ có các quy định riêng như: quay phim chụp ảnh, giấy phép tổ chức, giới hạn độ cồn, trang trí banner…bạn nên chú ý để tránh không bị phạt.

Thời gian để setup địa điểm:

Khi thuê một địa điểm điều chúng ta cần thương lượng là có nhiều thời gian để set up như dựng sân khấu, treo các bandrol, trang trí từng khu vực…

Bạn sẽ có từ nửa ngày đến một ngày để làm công tác chuẩn bị tất cả. Nếu địa điểm bạn chọn quá hot thì thời gian của bạn sẽ cực kỳ eo hẹp, vì thế hãy hỏi kỹ đơn vị cho thuê về thời gian cho phép setup là miễn phí hay tính phí.

Hy vọng bài viết trên đã chia sẻ được phần nào khó khăn trong việc chọn lựa Phòng tổ chức hội thảo sự kiện của các bạn. Chúc các bạn tìm được địa điểm lý tưởng phù hợp với nhu cầu của mình. Bạn cũng có thể tham khảo dịch vụ cho thuê phòng để tổ chức sự kiện hội thảo của Thoáng Việt thông qua website: https://nhahangthoangviet.vn nhé!